Pour adapter la relance à votre cible vous pouvez définir des modèles de relance pour chaque profil client. 

Le modèle de relance contient un texte spécifique avec ou sans tableau de relance et peut être associé à des relances, prévenances ou remerciements. Il se configure pour chaque profil client et il est adaptable en fonction du média défini : mail, courrier et appel téléphonique.

Clearnox propose des modèles standards, mais vous pouvez également créer vos propres modèles personnalisés depuis la page Configurer > Modèles.

Création d'un modèle

•  Depuis la page des modèles, cliquez sur le bouton "Créer un modèle":
  
  

• Une pop-up s'ouvre, vous demandant de renseigner plusieurs champs :

  • Le nom du modèle (nous vous conseillons cette typologie : “Clients [profils] [avec/sans] emails” - Relance [n°] pour que vous puissiez vous y retrouver plus facilement dans tous vos modèles).

  • Le type du modèle : relance, prévenance, remerciement

  • Le média : email, courrier postal

  • L'expéditeur : l’expéditeur par défaut lors des actions de relance par scénario associées à ce modèle.

  • L’utilisateur courant comme expéditeur : Si cette option est activée, c’est l’utilisateur connecté à Clearnox qui sera l’expéditeur des actions de relance par scénario.

  • L’objet de votre courrier / mail.

  • Le contenu.

•  Nous vous recommandons de tester votre nouveau modèle en vous envoyant à vous-même un mail avec ce modèle ainsi configuré.

L'expéditeur du mail est par défaut noreply@clearnox.com. Pour ajouter votre prénom, nom et nom de la société, vous pouvez ajouter une signature et utiliser les tags correspondants : %mon_prenom%, %mon_nom%, %ma_compagnie%. 
Sachez que si le client qui reçoit le mail clique sur "répondre", le mail sera destiné à l'expéditeur renseigné dans le modèle.

Modification d'un modèle existant

•  Depuis la page des modèles, cliquez sur l'icone représentant des petits écrous :
  
  

•  La même pop-up que celle de la création des modèles s'ouvre, vous donnant la possibilité de modifier tous les champs.

Pensez à vérifier l'expéditeur des modèles standards si vous souhaitez les utiliser pour vos relances !

Suppression d'un modèle existant

• Comme pour la modification,  depuis la page des modèles, cliquez sur l'icone représentant des petits écrous.

• Depuis la pop-up qui s'ouvre, cherchez et cliquez sur le bouton "SUPPRIMER" situé tout en bas à gauche.

  
  
  

Si votre modèle est lié à un scénario de relance, le bouton "SUPPRIMER" ne sera alors pas disponible. Dans ce cas-là, vous pouvez supprimer le profil concerné, ce qui entrainera la suppression des scénarios liés.

Utilisation du système de tags

Lors de la création/modification de vos modèles, vous avez la possibilité d'utiliser des tags au niveau de l'objet et du contenu. Cette liste de tag vous permet de mettre des variables configurées pour être remplies automatiquement avec vos informations. Ils commencent et se terminent toujours par %.

 Voici un exemple de tag :

Bonjour %client_titre% %client_nom%, → donnera automatiquement la civilité et le nom du client
Nous remarquons que %client_societe% → donnera le nom de l’entreprise
nous doit encore la somme de %total%.→ donnera le Montant total des pièces sélectionnées

Ces tags permettent également d'envoyer des tableaux préconfigurés. 

Par exemple : 

%fr_tableau_comptable_1% →  Tableau des pièces sélectionnées (date de facture ou à défaut date d'écriture, objet, montant au débit, montant au crédit)

Ce qui donnera dans le modèle :

Puis comme email : 

Ces variantes existent dans plusieurs langues, ce qui a un impact sur la façon dont les tableaux comptables sont affichés (format des nombres, dates...)

La liste des tags est accessible depuis 2 endroits :

•  La pop-up d'ajout/modification d'un modèle, le lien "Voir la liste des tags" en bas de la fenêtre vous renvoie vers la liste des tags :
  
  

• Le menu Aide et support > Liste des tags

Vos modèles sont configurés ? il ne vous reste plus qu'à les associer à des scénarios et commencer votre relance !