Synchroniser vos données via un import automatisé des fichiers

Votre base de données comptable n'est pas de type "SQL Server" ou "Access", et vous pouvez automatiser l'export des données pour les déposer sur un serveur accessible depuis l'extérieur. 

La synchronisation des données via un import automatisé des fichiers extraits depuis votre solution comptable peut être adaptée à votre contexte.

Ces fichiers exportés doivent contenir les informations de vos clients, écritures et contacts si vous souhaitez bénéficier de la gestion multi-contacts. Il est recommandé de mettre en place un processus automatique qui déposera ces fichiers sur votre serveur FTP ou SFTP d'une façon récurrente. 

Quelles données dois-je extraire de ma comptabilité ?

Vous pouvez consulter le modèle de données Clearnox afin de connaitre les champs utiles au bon fonctionnement de votre solution Clearnox.

Voici les fichiers nécessaires à l'importation de vos données dans Clearnox

    1. Clients : la liste de vos clients, leurs coordonnées, profils ... 

    2. Ecritures : la liste des écritures de vente saisies sur vos clients, leurs montants, dates d'échéances ...

    3. Contacts (si le multi-contacts est activé) : la liste des contacts de vos clients, leurs coordonnées, services ... 

Les fichiers doivent être générés au format CSV ou XLSX, cependant, pour des raisons d'optimisation des performances, Clearnox préconise le format CSV.

Comment configurer les informations de mon serveur FTP / SFTP dans Clearnox

Le support Clearnox se charge de configurer votre compte avec les informations que vous aurez fourni :

• Type de connection : FTP ou SFTP

• Adresse de l'hôte : adresse IP ou domaine

• Port : par exemple 22  

• Utilisateur : le nom d'un utilisateur ayant les droits en lecture des fichiers sur le serveur

• Mot de passe : le mot de passe de l'utilisateur

• Répertoire : où se trouvent les fichiers 

• Noms des fichiers : noms des fichiers clients, écritures et contacts (si le multi-contacts est activé) dans votre serveur 

Comment lancer une sychronisation manuelle des données ?

Avant le lancement de la première synchronisation des données, il faut fournir les fichiers extraits au support Clearnox qui validera avec vous le contenu des fichiers et procédera au paramétrage de votre compte. 

Depuis la page d'accueil Clearnox, sur le menu latéral, vous aurez accès au bouton "Synchroniser".

• Cliquez sur "Synchroniser".

Félicitations, vos données sont désormais importées dans votre solution Clearnox ! Vous pouvez commencer à utiliser votre outil sans plus tarder.

Sachez que vous pouvez aussi planifier des synchronisations automatiques des données à des horaires de la journée qui vous conviennent le mieux. Cette fonctionnalité est d'autant plus intéressante si le volume de vos données est important et/ou que vous souhaitez que la synchronisation soit faite à des moments où vous n'utilisez pas l'outil.